Integritetspolicy

På Hembiobutiken Sverige AB, organisationsnummer 556327-9305, värnar vi om din integritet och behandlar dina personuppgifter enligt alla gällande lagar och regler. Nedan kan du läsa om varför vi behöver samla in personuppgifter om dig, hur du gör för att få de sparade uppgifterna borttagna mm.

Hembiobutiken kommer aldrig att sälja dina personuppgifter till tredje part men vi samarbetar med flera olika tjänsteleverantörer som kommer att få tillgång till grundläggande personuppgifter om dig för att kunna fullfölja vårt åtagande till dig. Läs mer om detta nedan under Personuppgiftsbiträden.

Det är viktigt att du läser igenom hela policyn och förstår vad den innebär. Vid frågor är du välkommen att maila [email protected] eller ringa oss på 031 - 456 000.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempel på detta som berör din relation till Hembiobutiken är namn, personnummer, adress, e-postadress, IP-adress mm. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Personuppgifter vi sparar om dig som kund/medlem och varför

Beställning/Köp

Ändamål: För att kunna hantera beställning/köp.

Behandlingar som utförs:
- Leverans (inklusive avisering och kontakter rörande leveransen)
- Identifikation och ålderskontroll
- Hantering av betalning (inklusive analys av möjliga betallösningar vilket kan innefatta en kontroll gentemot betalningshistorik och inhämtning av kreditupplysningar från Klarna)
- Adresskontroll genom Klarna
- Hantering av reklamations- och garantiärenden
- Uppföljning, via mail i första hand, för att informera dig om beställningens status, leveranstid mm samt uppföljning efter leverans

Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
- IT-miljö (tex språkinställning, IP-adress, webbläsarinställningar, tidzon, operativsystem, skärmupplösning och plattform)
- Betalningshistorik
- Betalningsinformation
- Kreditupplysningar från kreditupplysningsföretag
- Köpinformation (t.ex. beställda produkter, leveransadress)
- Användaruppgifter för Hembiobutikens medlemsklubb (endast medlemmar)

Laglig grund:
Fullgörande av köpeavtalet. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt köpeavtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig köpet.

Lagringsperiod:
Till dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och för en tid om 36 månader därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamations- och garantiärenden.



Rättsliga förpliktelser

Ändamål:
För att kunna fullgöra företagets rättsliga förpliktelser

Behandlingar som utförs:
Nödvändig hantering för uppfyllande av företagets rättsliga förpliktelser enligt lagkrav, domslut eller myndighetsbeslut (t.ex. bokföringslagen, penningtvättslagen eller reglerna om produktansvar och produktsäkerhet, vilka kan kräva framtagande av kommunikation och information till allmänheten och kunder om produktlarm och produktåterkallelser vid exempelvis en defekt eller hälsovådlig vara).

Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
- IT-miljö (tex språkinställning, IP-adress, webbläsarinställningar, tidzon, operativsystem, skärmupplösning och plattform)
- Betalningshistorik
- Betalningsinformation
- Korrespondens
- Uppgift om köptidpunkt, köpställe, eventuellt fel/klagomål.
- Användaruppgifter för Hembiobutikens medlemsklubb (endast medlemmar)

Laglig grund:
Rättslig förpliktelse. Denna insamling av dina personuppgifter krävs enligt lag. Om uppgifterna inte lämnas kan vår rättsliga skyldighet inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig köpet

Lagringsperiod:
Till dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och för en tid om 36 månader därefter om inte lagen kräver en längre tid.



Service-, support- och garantiärenden

Ändamål:
För att kunna hantera kundserviceärenden

Behandlingar som utförs:
- Kommunikation och besvarande av eventuella frågor till kundservice (via telefon eller i digitala kanaler, inklusive sociala medier).
- Identifiering
- Utredning av eventuella klagomål- och supportärenden (inklusive teknisk support).
Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
- IT-miljö (tex språkinställning, IP-adress, webbläsarinställningar, tidzon, operativsystem, skärmupplösning och plattform)
- Betalningshistorik
- Betalningsinformation
- Korrespondens
- Uppgift om köptidpunkt, köpställe, eventuellt fel/klagomål
- Användaruppgifter för Hembiobutikens medlemsklubb (endast medlemmar)

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera kundserviceärenden.

Lagringsperiod:
Till dess att kundserviceärendet har avslutats, dock minst 12 månader.



Tävlingar och Event

Ändamål:
För att kunna genomföra och hantera deltagande i tävlingar och/eller event.

Behandlingar som utförs:
- Kommunikation innan och efter deltagande i en tävling eller ett event (t.ex. bekräftelse på anmäl- ningar, frågor eller utvärderingar)
- Identifiering och kontroll av ålder
- Valet av vinnare och förmedling av eventuella vinster (t.ex. utbetalningar eller resebokningar)

Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
- IP-adress (för att spåra eventuella bedrägerier)
- Användaruppgifter för Hembiobutikens medlemsklubb (endast medlemmar)
- Uppgifter lämnade i tävlings- bidrag
- Uppgifter lämnade i utvärderingar av event

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera ditt deltagande i tävlingar och/eller event.

Lagringsperiod:
Under den tid tävlingen/eventet (inklusive ev. utvärdering) pågår, dock minst 12 månader.



Bedrägeri eller missbruk av tjänst

Ändamål:
För att kunna förhindra missbruk av en tjänst eller för att förhindra, förebygga och utreda brott mot företaget.

Behandlingar som utförs:
Förhindrande och utredning av eventuella bedrägerier eller andra lagöverträdelser (t.ex. incidentrapportering i butik). Förhindrande av skräppostutskick, phishing, trakasserier, försök till olovlig inloggning på användarkonton eller andra åtgärder som är förbjudna enligt lag eller våra köp-, medlems- eller tjänstevillkor. Skydd och förbättring av vår IT-miljö mot angrepp och intrång.

Kategorier av personuppgifter:
- Personnummer
- Videoinspelningar från kamerabevakning i butik
- Köp- och användargenererade data (t.ex. klick- och besökshistorik)
- IT-miljö (tex språkinställning, IP-adress, webbläsarinställningar, tidzon, operativsystem, skärmupplösning och plattform)

Laglig grund:
Fullgörande av rättslig förpliktelse (om sådan föreligger) alternativt berättigat intresse. Ifall ingen rättslig förpliktelse föreligger är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att förhindra missbruk av en tjänst eller för att förhindra, förebygga och utreda brott mot företaget.

Lagringsperiod:
Från insamlandet och för en tid om 36 månader därefter

Personuppgifter vi sparar om dig som är/blir medlem i vår medlemsklubb.

Skapa medlemskap

Ändamål:
För att kunna administrera ditt medlemskap och för att kunna skapa Mina sidor.

Behandlingar som utförs:
Skapandet av inloggningsfunktion. Säkerställande av din identitet och ålder. Upprätthållandet av korrekta och uppdaterade uppgifter. Möjligheten för dig att följa din köp- och betalningshistorik. Möjligheten för dig att spara favoriter och liknande underlättande åtgärder. Hantering av dina kundval (t.ex. din profil och dina inställningar).

Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
- IT-miljö (tex språkinställning, IP-adress, webbläsarinställningar, tidzon, operativsystem, skärmupplösning och plattform)
- Betalningshistorik
- Betalningsinformation
- Korrespondens
- Köphistorik
- Uppgift om köptidpunkt, köpställe, eventuellt fel/klagomål
- Användarnamn och lösenord
- Inställningar avseende din profil och dina personliga val

Laglig grund:
Fullgörande av avtalet om medlemskap i lojalitetsprogrammet. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtalet om medlemskap i lojalitetsprogrammet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig medlemskap.

Lagringsperiod:
Till dess att medlemskapet avslutas.

Poäng och bonus

Ändamål:
För att kunna hantera dina poäng och bonus.

Behandlingar som utförs:
Registrering och beräkning av bonuspoäng baserat på dina köp. Kommunikation kring din bonus. Automatisk överföring av bonus till din profil så att du kan använda dessa vid köp.

Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)
- Köphistorik
- Uppgift om köptidpunkt, köpställe, eventuellt fel/klagomål
- Användarnamn och lösenord
- Medlemsnummer
- Medlemsnivå

Laglig grund:
Fullgörande av avtalet om medlemskap i medlemsklubben. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtalet om medlemskap i lojalitetsprogrammet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig medlemskap.

Lagringsperiod:
Till dess att medlemskapet avslutas.

Personuppgifter vi sparar om dig som söker jobb hos Hembiobutiken via vår hemsida

Ansökan

Ändamål:
För att kunna administrera din ansökan.

Behandlingar som utförs:
Sparande av de uppgifter du lämnar i ansökningsformuläret.

Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)

Laglig grund:
Samtycke. Krävs för att vi ska kunna fullgöra rekryteringsprocessen. Om samtliga uppgifter inte lämnas kommer din ansökan inte att behandlas av oss.

Lagringsperiod:
Till dess att rekryteringsprocessen avslutas, dock minst 6 månader.

Personuppgifter vi sparar när du mailar eller använder våra kontaktformulär

Mailhantering

Ändamål:
För att kunna administrera och besvara dina mail.

Behandlingar som utförs:
Sparande av de uppgifter du lämnar via mail eller kontaktformulären.

Kategorier av personuppgifter:
- Namn
- Kontaktuppgifter (adress, e-post och telefonnummer)

Laglig grund:
Samtycke. Krävs för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande och svara på mail.

Lagringsperiod:
Till dess att ärendet avslutas, dock minst 12 månader för eventuell vidareutbildning av medarbetare.

Källor för och delning av personuppgifter

Källor för personuppgifter
Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:
- Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adress till dig
- Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag

Delning av personuppgifter med Personuppgiftsbiträden
I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:
- Betallösningar (kortinlösare, banker och andra betaltjänstleverantörer)
- Transporter/Frakt (logistikföretag och speditörer)
- Marknadsföring (tidningar (print), sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer)
- IT-tjänster (företagen som hanterar vår drift, teknisk support och underhåll av våra IT-system)

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för att vi ska kunna utföra det avtal du godkänt med oss (tex för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet eller Hembioklubbens medlemsvillkor). Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har även skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden vilket innebär att de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga
Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag och myndigheter som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget/myndigheten är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:
- Statliga myndigheter (tex polisen, skatteverket och andra myndigheter). Görs enbart om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.
- Företag som ombesörjer transporter (logistikföretag och speditörer).
- Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösare, banker och andra betaltjänstleverantörer). När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Skydd av dina personuppgifter och lagringstid

Här behandlas dina personuppgifter
Vårt mål är att dina personuppgifter ska behandlas inom EU. Vårt eget IT-system ligger fysiskt i Sveriger. I vissa fall, som support och underhåll kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU, tex om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som är etablerat eller lagrar information i ett land utanför EU. I dessa fall får personuppgiftsbiträdet endast ta del av den information som är relevant för ändamålet. Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder.

Skydd av dina personuppgifter
Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och åtkomsten till personuppgifter. Vi har vidtagit säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Lagringstid för personuppgifter
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål. Observera att det kan finnas andra lagar, tex Bokföringslagen, som kräver att vi sparar köpinformation, fakturor osv under en längre tid än angivet ovan.

Rättigheter för den som fått sina personuppgifter sparade

Rättigheter som registrerad
Rätt till tillgång (registerutdrag). Vi är alltid öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du vill få en djupare insikt i vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna (informationen lämnas i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande). Som du kan se ovan vid de olika ändamålen är det främst uppgifter du själv lämnat när vi ingått ett avtal.

Tänk på att om du begär tillgång till de personuppgifter vi har sparade om dig kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse
Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Tänk på att du som är kund/medlem hos oss kan ändra vissa uppgifter direkt via Min Butik.

Rätt till radering
Du kan begära radering av personuppgifter som vi har sparade om:
- Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in för
- Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse
- Du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål
- Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt
- Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av
- Personuppgifter har samlats in om ett barn (under 13 år) som du är vårdnadshavare för och insamlandet har skett i samband med erbjudande via tex sociala medier

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kan komma från Bokförings- och Skattelagstiftning, Bank- och Penningtvättslagstiftning, men också från Konsumenträttslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att förhindra att personuppgifterna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.

Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi har är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att säkerställa att personuppgifterna stämmer. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling
Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Berättigat intresse: I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Direktmarknadsföring (inklusive analyser som utförs för direktmarknadsföringsändamål)
Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Invändningen omfattar även de analyser av personuppgifter (så kallad profilering) som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder (tex via post, e-post och sms). Marknadsföringsåtgärder där du som kund aktivt valt att använda en av våra tjänster eller annars sökt upp oss för att få veta mer om våra tjänster räknas inte som direktmarknadsföring (tex produktrekommendationer eller andra funktioner och erbjudanden i Min Butik och i Hembioklubben).

Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet liksom upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder.

Du har möjlighet att påverka vilka kanaler vi ska använda för utskick och personliga erbjudanden. Tex kan du välja att endast få erbjudanden från oss via e-post (nyhetsbrev), men inte via sms eller vice versa. (E-post och sms i samband med bekräftelese av beställning och leverans skall inte anses vara marknadsföring). Då ska du inte invända mot personuppgiftsbehandlingen som sådan utan istället ange hur du önskar att kommunikationen skall ske (genom att ändra inställningarna i Min Butik).

Rätt till dataportabilitet
Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.

Hantering av personnummer
Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt.

Cookies

Du kan läsa mer om hur Hembiobutiken använder sig av cookies på den här sidan.

Datainspektionen

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen, och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Läs mer om GDPR hos Datainspektionen: GDPR- Dataskyddsreformen

Övrig information

Ansvarig för de insamlade personuppgifterna är:
Hembiobutiken Sverige AB (556327-9305)
EA Rosengrensgata 19
421 31 Västra Frölunda

Har du frågor angående denna integritetspolicy är du välkommen att kontakta oss via mail till [email protected]

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på webbplatsen. Vid uppdateringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter (exempelvis ändring av angivna ändamål eller kategorier av personuppgifter) eller uppdateringar som inte är avgörande betydelse för behandlingen men som kan vara av avgörande betydelse för dig, kommer du att få information här på på vår sajt och/eller via e-post (om du angivit en e-postadress) i god tid innan uppdateringarna börjar gälla. När vi tillgängliggör information om uppdateringar kommer vi även att förklara innebörden av uppdateringarna och hur de kan påverka dig.

Denna integritetspolicy uppdaterades senast 2019-09-06